La obligación de emitir facturas públicas afecta los proveedores de la Administración Pública en su conjunto. Es decir, a la Administración general del Estado, a las comunidades autónomas y a los entes locales como ayuntamientos, diputaciones o cabildos, entre otros. La misma norma rige para organismos autónomos, universidades públicas, entidades de derecho público, órganos constitucionales o mutuas de accidente de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social. En cambio, la factura electrónica no es obligatoria para las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las comunidades autónomas y entidades locales. Tampoco para las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenece a una Administración Pública.

Para emitir una factura electrónica se requiere de un programa informático creado para tal fin. También existen empresas que ofrecen este servicio. En el caso de pymes o autónomos, el Ministerio de Industria, Energía y Turismo ha puesto a disposición de los proveedores un programa informático gratuito.

En el caso de la Administración General del Estado se ha puesto en marcha el llamado portal FACe. En esa web se permite el envío de las facturas y las empresas deberán indicar la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora para que llegue a su destinatario. La herramienta creada por el Gobierno permite que los proveedores conozcan el estado de sus facturas. ¿Y qué sucede con las comunidades autónomas y los ayuntamientos? Las autonomías y los municipios también deben poner a disposición de sus proveedores un punto de acceso para remitir las facturas y, si así lo desean, tienen la posibilidad de adscribirse al portal FACe de la Administración General. Fuentes de Hacienda señalan que muchos ayuntamientos ya han dado ese paso y lo mismo ocurre con las comunidades autónomas.

Existe un coste para las empresas derivado de la implementación de la factura electrónica, sin embargo, Alberto Redondo asegura que el beneficio es muy superior. Según los cálculos del Gobierno, el ahorro por cada factura será de 3,48 euros, de los cuales 2,78 euros corresponden a la administración receptora y los restantes 70 céntimos al emisor. “Se acortan los ciclos de tramitación, incluido el cobro, y se eliminan los costes de papel, impresión y envío postal, con el consiguiente beneficio para el medio ambiente”, señala el Ejecutivo. Se estima que la factura electrónica podría generar un ahorro de 5,5 millones para la Administración General del Estado.

Si bien todos los proveedores públicos tienen por regla general la obligación de emitir sus facturas electrónicamente para el sector público, la legislación abre la puerta a ciertas excepciones. Así, cada administración puede permitir que facturas inferiores a 5.000 euros se presenten en papel.